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做个高效工作的秘书

做个高效工作的秘书
秘书在实际工作中,常会遇到这些情况: 做会议记录,写着写着笔没水了;
订文件时,刚订一下,订书机卡壳了; 用胶水时,找不到刷子; 开会时间到了,找不到会议室的钥匙; 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事,却直接关系 到工作的质量和速度,在某种意义上说,也反映了一个人的 素质。 工欲善其事,必先利其器。那么,器如何利呢 1、准备 2 支以上的笔,经常带在身上。 2、选用质量较好的订书机并注意维护,使之处于良好 状态。 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方, 不要因为找这些东西而耽误了时间。 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方,办公室一般不用折叠 剪刀,以免用时打不开。 5、各种颜色的笔各备一支,尺子一把,铅笔 3 支以上, 事先削好。 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在
而国民党反动政府顽固推行“攘外必先安内”的卖共策,对出家领土实革命军事围剿和文化

固定地方。 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码
准备两套。一套放在固定地方,另一套带在身上,不要因为 一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不 要混放。出差时,应将办公用钥匙留在单位,以免丢失。
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意,东放一 个,西放一个,为了提高工作效率,最好按照上面的提示做。
作为秘书,办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书: 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。 其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作 关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存, 则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时 候很快就能借到。 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。 因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导 致耽误事情的现象屡见不鲜。 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的 手册。 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日
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子列表。 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规
定。 9、与本职工作有关的表格。 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点
工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。秘书工作人员 的工作效率高不高,与事先又没有计划关系密切。所谓计划, 就是什么时间干什么、怎么干、达到什么结果。计划,有心 里想的,有见诸于文字的。在执行过程中可能会有变化,但 事先计划不计划,效果是不一样的。工作中往往临时性、被 动性的工作多,要列出详细计划很难做到,但大体上有个安 排是可以办到的。一些年来颇为流行的目标管理实际上就是 一种计划管理。列出每年、每季、每月、每周的工作程序图, 什么时间干什么,一目了然。出了常计划意外,还有短安排。 短到小时、分钟。但是一般来说,以天为单位进行计划比较 合适。
秘书人员应该把“宁可用不上,也不能不准备”作为座 右铭。确实,秘书工作繁杂琐碎,要想不出大错,事先一定 要多做准备。宽打窄用,办事才能从容。
计划中要注意几点: 运筹要有备份计划;撰文要有充足材料;遇到事情多想
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几套方案;办事要多准备几手。 秘书人员也要学会临阵磨枪的准备方法。因为具体人具
体事不同,很难说到底怎么个临阵磨枪法,有几个原则可以 供参考:
1、求精:有些事情已经有所准备,但到了关键时刻, 仍然需要自己出难题,以便精益求精。
2、挖潜:当遇到突如其来的事情时,抓紧点滴时间 进行准备,从时间上挖潜。更重要的是要充分相信自己的潜 力,如同运动员那样,发挥自己身体的每一个机能,找到解 决问题的方法,切记不要妄自菲薄,认为自己不行,错过了 时机。
3、韧性: 有的事情尽管事先已经准备好了,但事到临 头,又有了一些变化,此时千万不可气馁、烦躁、听之任之。
秘书人员的工作,大到为领导决策服务,小到发文件、 打扫卫生、通知开会,比较繁杂。办好一件事,理所当然, 算不上成绩,但如果把一件事忘了,那就可能影响大局。人 的精力是有限的,有时又受到外界的干扰,要把什么事情都 记住,只靠脑子是不行的,需要借助工具。在诸多工具中, 最原始也是最可靠的、最基本的,就是小笔记本。
秘书人员可以用这个小本子记录当日自己的主要活动; 本单位的大事;领导交办的事情;别人交办的事情或者反映 的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。
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把事情记录下来后,经常看一看,急事马上办,要领导 点头的事情,及时报告。记载的方法不必太正规,字迹自己 能看懂就行了,但事情的时间、地点、人物等就需要如实记 载。一般情况下,一件事情一记,办完一件划掉一件。这样, 工作的事情就不容易忘记了。
除了要适当记录之外,秘书工作中还要做到“朝思暮 想”。晚上把一天所做的事情回想一遍,有什么不周到,第 二天能弥补就弥补。早上上班前把今天要办的事情、昨天遗 留的事情想一下,特别是对容易忘记的事情和时间性比较强 的事情,例如几点开会、几点接人、领导几点有什么活动等 要在脑子里过一下,排好计划。
作为一个秘书人员,一定要勤于思考,善于思考,找到 解决问题的最佳方法,使自己逐步成为一个聪明人。俗话说, 脑袋像磨盘,转了才出货。话虽粗,但是理可不粗。
球掉到了洞里,常规方法是用手去掏,掏不出来怎么 办?聪明的人用水灌,球会自己浮上来;小孩掉到了水缸里, 正常的营救方法是把水舀干,或者拉人,但故事的当事人都 是小孩,没有工具没有力气,叫人又来不及了,聪明的小孩 用石头把缸砸破,水流出,人自然被救出。
聪明人之所以为聪明人,是因为他们不是按照常规方法 思考问题,二是改变了方向,结果就高人一筹。
一般情况下,人们习惯于顺向思维,或者叫定向思维,
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这在正常情况下是可行的,但是如果遇到事情能够从正反两 个方面,过去、现在、将来等多方面想一想,工作效率可能 会提高。
除了勤于思考以外,秘书人员无论做什么事,都要掌握 一个尺度,努力做到恰如其分,恰到好处。具体来讲,要从 以下几个方面来注意:
1、不掺杂个人感情。 2、不赶时髦、不跟风。 3、不盲目执行上级指示,要注意消化,真正贯彻上级 精神。 4、掌握一些原则是必需的,但不能太教条。 5、不能绝对化、简单化,也就是评价一件事情不要分 成简单的两极,非此即彼的思想对于正确认识和处理问题是 不利的。 秘书的工作中还需要剖析技巧。 在接到的一堆材料中,哪一个最重要 领导交待的几项工作,哪项最重要,需要先办 处理一件棘手的事情时,从哪里入手 遇到这样的事情,秘书人员就需要分析,分析过程中需 要注意全面、定量、定性,要进行焦点分析、重点分析。 作为一个秘书人员,在办事过程中要掌握一些技巧和艺 术,这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲
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求全的艺术。 所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事
前把细节想好,一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰, 同样一件事情,有的人一下就解决了,有的人需要两次、三 次乃至拖拉上很长时间也办不完,严重影响工作效率。要锻 炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了 解情况。
有一个经验丰富的司机,开车来到一座桥下的时候发现 桥身比车略矮了一些,司机施尽浑身解数仍然不能通过,正 准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他:把车胎放一些气就 行了。司机恍然大悟,原来很简单的事情却被自己搞复杂了。 小孩的头脑比大人要简单,想的办法也是简单的,然而却是 可行的,生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简 的。
秘书人员在工作中有许多事情要处理,如果用复杂的方 法,很可能越处理越复杂,不妨换个角度想想,用最简单的 方式去处理最复杂的问题。
作为秘书,有的是侯很需要自己受点委屈,求得问题的 解决。这里的委曲求全指的是“自亏处理”,有句话说:神 仙打架,百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利 益关系时,切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观 念。
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社会是复杂的,人也是复杂的。要把一件事情搞清楚是 很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且 杂,所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括: 学会洗耳恭听;处处留心;一目十行;百问不烦;不可轻信 等。
1、洗耳恭听:秘书是办事的,听懂事情是办好事的前 提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人,不要漫不 经心,不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌 握的。作为秘书,经常接触领导,如何倾听领导的谈话,接 受指示,领会意图,也是非常重要的。所以秘书要学会注意 听,拼命记,听不明白一定要及时请示,以免执行中出现偏 差。平时多注意事情的来龙去脉,避免听不明白。此外,秘 书还要尽可能站在领导的角度去想问题,这样才能深切领会 他们的意图。
2、处处留心:越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在 平时的工作生活中如果不能做到处处留心,办事能力肯定不 会提高。
3、一目十行:有的秘书在工作中需要看大量的文件, 一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对 大量文稿时不会认为这是坏事,文件多,接受的信息也就多。 看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾,先看提要,记住要 点,注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养,
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不可操之过急。 4、百问不烦:秘书人员为了工作要经常与人打交道,
要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好,一句话就 可能把局面弄紧张;问得不妙,几句话就可能让对方厌烦。 所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的:
了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性 格等。不同的人区别对待。
向对方交代自己的身份、来意,特别说明为什么找对方, 尽快建立融洽关系。
问题要问得简单明确而具体,对方能够回答。 给对方留下思考的时间,不要紧追不舍,引起对方的反 感。 关键地方请对方讲清楚,不可争辩,更不可说教。 要认真倾听,不要轻易打断对方。 要边听边想,发现有价值的问题继续深挖下去。 尽量缩短时间。 注意给对方保密,尤其在取得对方的信任后就更需要如 此。 5、不可轻信:要注意分析自己的谈话对象。在没有弄 清楚情况的前提下,不妨把谈话对象所说的东西简单记录下 来,以便分析。 作为一个秘书人员,在办事过程中要掌握一些技巧和艺
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术,这些艺术包括一次完成的艺术、化繁为简的艺术和委曲 求全的艺术。
所谓一次完成的艺术就是指在办事工程中尽量在办事 前把细节想好,一蹴而就。一次完成是处理艺术的一个高峰, 同样一件事情,有的人一下就解决了,有的人需要两次、三 次乃至拖拉上很长时间也办不完,严重影响工作效率。要锻 炼出一次完成的办事能力就需要秘书平时多看多想、全面了 解情况。
有一个经验丰富的司机,开车来到一座桥下的时候发现 桥身比车略矮了一些,司机施尽浑身解数仍然不能通过,正 准备绕道而行的时候一个小孩子告诉他:把车胎放一些气就 行了。司机恍然大悟,原来很简单的事情却被自己搞复杂了。 小孩的头脑比大人要简单,想的办法也是简单的,然而却是 可行的,生活中、工作中有许多问题其实都是可以化繁为简 的。
秘书人员在工作中有许多事情要处理,如果用复杂的方 法,很可能越处理越复杂,不妨换个角度想想,用最简单的 方式去处理最复杂的问题。
作为秘书,有的是侯很需要自己受点委屈,求得问题的 解决。这里的委曲求全指的是”自亏处理”,有句话说:神 仙打架,百姓遭殃。当事情涉及秘书人员本人和其他人的利 益关系时,切不可死活不让步。秘书必须具备整体效益的观
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念。 秘书高效利用工作时间是信息化时代的要求。秘书工作
人员对时间进行管理主要是掌握节约时间的规律和要求,要 想有效地利用好自己的时间,必须做的工作就是要探索自己 的时间障碍。所谓时间障碍就是导致时间浪费的多种因素。 秘书研究利用时间的规律,就是为了进一步揭开时间的奥 秘,研究和掌握时间有哪些特性,更好地挖掘时间潜力,合 理地分配时间,科学地使用时间,不断提高时间利用效率, 高效能地进行富有创造性的劳动。
秘书工作时间利用中的通病主要是事必躬亲,拖拉,低 效等。
秘书时间运筹方法: 1、用尽可能少的时间做尽可能多的事。 2、将工作内容交错安排。 3、将时间定期盘点。 4、明确目标、把握目标。 提高时间效率的艺术: 1、集中精力、抓住时间: 要集中精力,抓住时间就必须放弃一些活动。一个有效 利用时间的秘书会注意以下几点:一件事情或者行动还没有 完成,就不要卷入到新的活动中;只要这件事情对自己毫无 价值或者价值不大,就不要随便介入,更不要因此而干扰别
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人,随便地索取什么情报或者让别人提供资料;不要急于求 成地指手划脚,特别是当做好事情的条件还不成熟的时候。
2、提高效率 提高说话的效率,准备在先,言简意赅,限定会议时间, 缩短交际时间。
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