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新版行政管理作业指导书-新版-精选.pdf_图文

印章使用管理
1. 作业目的 为加强公司印章的保管、使用及管理,维护公司权威和利益,规范印章使用行
为。 2. 主管岗位 办公室主任: 负责印章的保管和使用监督。
主办岗位 行政主管: 配合和支持用印申请的执行过程。 3. 作业描述 3.1 :日常印章使用申请程序 3.1.1 用印人根据用印名称选择填写《公司印鉴及证件使用申请单》 ,要求各项内容 填写清楚,申请单可在办公室行政主管处领取。 3.1.2 按照审批程序找相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字 。 3.1.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.1.4 审批过程全部完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》 、需用印材料 到办公室主任处申请盖章,盖章时还需在办公室按序号填写《印鉴使用登记簿》 ,同 时申请单交由办公室留存。 3.1.5 办公室主任负责文件用印使用时的把关工作。 用印完成后, 如需留存办公室处 的文件原件要及时交接到行政主管处。 3.1.6 如用印过程中遇领导外出, 需由办公室经办人、 用印申请人共同电话请示总经 理同意后,才能执行盖章工作。 3.1.7 总经理回公司后需及时补齐签批手续,申请单及时交回办公室主任处留存。
3.2 :印章外带使用申请程序 3.2.1 用印人根据用印名称填写 《公司印鉴及证件使用申请单》 ,要求各项填写清楚。 3.2.2 按照审批程序相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字 。 3.2.3 审核通过后再上报总经理审批签字。 3.2.4 签字审批完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》 、需用印材料到办 公室,按规定印章带出工作,办公室必须安排一人员陪同前往,确保印章外出使用的 安全。 3.2.5 印章使用完毕后,用印申请人应及时将印章交回办公室主任 ,当天使用必须当 天交回。 3.2.6 如遇紧急情况领导外出,需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理 同意后,才能执行印章带出作业。 3.2.7 当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续, 申请单及时交到办公室主任处留 存。
附:各名称《印鉴及证件使用申请单》

城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单

使用人 是否带出 印鉴及证件名称

是□ 否□

使用日期 陪同人

用途说明
次数 主管副总
备注

部门经理

办公室主任

总经理审批

城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单

使用人 是否带出 印鉴及证件名称

是□ 否□

使用日期 陪同人

用途说明 次数
主管副总 备注

部门经理

办公室主任

总经理审批

青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人 是否带出

是□ 否□

使用日期 陪同人

印鉴及证件名称

用途说明 次数
主管副总 备注

部门经理

总经理审批

办公室主任

青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人 是否带出

是□ 否□

印鉴及证件名称

使用日期 陪同人

用途说明 次数
主管副总 备注

部门经理

总经理审批

办公室主任

北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人 是否带出

是□ 否□

使用日期 陪同人

印鉴及证件名称

用途说明 次数
主管副总 备注

部门经理

总经理审批

办公室主任

北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单

使用人 是否带出

是□ 否□

印鉴及证件名称

使用日期 陪同人

用途说明 次数
主管副总 备注

部门经理

总经理审批

办公室主任

会议 / 活动组织管理
1. 作业目的 为建立良好的沟通议事机制,规范公司会议和活动组织流程,提高工作效率,
增强组织凝聚力。 2. 主管岗位 办公室主任: 负责该项工作的监督和管理。
主办岗位 行政主管: 执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作完成情况。 3. 作业描述 3.1 :会议 / 活动组织管理程序 3.1.1 根据公司整体安排,办公室负责提交活动策划方案(关于组织 XX 会议 / 活动
的申请)。 包括 1、活动类别; 2、初步预算; 3、组织方式 ; 3.1.2 活动方案待办公室主任初步审阅后,上报总经理审定。 3.1.3 总经理审定后 ,办公室根据活动方案确定具体活动安排计划。 3.1.4 如果不需要选定活动组织单位 ,办公室负责直接编写活动计划,列出活动费 用预算说明。 3.1.5 如果需要选定活动组织单位(如旅行社等) ,要选择不少于三家的旅行单位, 综合比较后确定质优价廉的一家单位负责组织该次活动,具体过程要求二人参与洽 谈。 3.1.5 将完整的活动计划书上报总经理审批。 3.1.6 审批完成后,办公室通过邮件和张贴公布的形式发布活动详细通知。 3.1.7 由办公室负责整体活动的组织安排工作,确保会议、活动的顺利开展。 。

行政类采购管理
1. 作业目的 规范采购流程,对采购进行中的各环节做好监督把关和费用控制。
2. 主管岗位 办公室主任: 负责该项工作的审核。 主办岗位 行政主管: 执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作进度。
3. 作业描述 3.1 : 采购管理程序 3.1.1 根据采购需求,对需选购的商品进行询价,同时填报《采购比价表》 。 3.1.2 选择出三家质优价廉的供货单位。三家供货单位进行比较(包括价格、质量、 供应商实力等)比价须由 2 人以上进行。 3.1.3 通过比价工作,选择出性价比较好的商家做为备选。 3.1.4 上报办公室主任审定,确定采购供货单位。 3.1.5 办公室经办人员填写《固定资产申购单》 ,注明申请采购理由,对采购物品的 配置要求填写清楚。 3.1.5 上报办公室主任审核签字。 3.1.6 财务部复核签字。 3.1.7 总经理审批。 3.1.8 总经理审批通过后,根据所购商品执行相应管理流程(办公用品管理流程、 固定资产管理流程或其他类) 。
附:《采购比价表》、《固定资产申购单》

序号 拟购置物品名称

采购比价表

供应商名称

规格型号

年月日

报价

联系电话

联系人

办公室意见: 办公室主任意见: 注:提供对外合作方营业执照复印件

经办人:

采购物品名称 申请采购理由:

固定资产申购单
预计金额

年月日

配置要求

部门负责人 总会计师

申请人: 办公室主任
总经理

固定资产管理
1. 作业目的 为规范公司固定资产管理, 保证资产安全、 完整、 发挥固定资产的更大效
益,做好固定资产的登记、领用、盘点工作。 2. 主管岗位 行政主管: 负责固定资产的监管工作。
主办岗位 行政专员: 执行固定资产的日常登记、配合财务部做好定期盘点 作业,确保固定资产库存的准确。 3. 作业描述 3.1 : 固定资产管理程序 3.1.1 由申请部门填写《固定资产申购单》 。 3.1.2 部门负责人、办公室主任审核。 (如申请未通过的退回申请部门) 3.1.3 呈报总经理审批。(如总经理审批未通过的即退回申请部门) 3.1.4 办公室收到《固定资产申购单》后根据需要与申请部门经办人共同询价, 确定供货商家。 3.1.5 由办公室负责填写《支票领用申请单》 ,领导审批后办理支付手续;到货 后,办公室与申请部门共同验货,填写《固定资产购建单》办理入库手续。 (与 固定资产相关的说明书、 保修卡、 随机光盘等材料做为附件材料列清明细, 并于 一周内移交办公室行政专员登记保管。 3.1.6 在固定资产使用过程中,涉及领用、调拨、退还、维修程序的,按照相应 工作标准执行。 3.1.7 日常领用:在办公室固定资产管理员处完成登记。 3.1.8 资产调拨: 在办公室固定资产管理员处填写 《固定资产调拨单》 ,注明调 拨原因,调出部门、调入部门、办公室主任三方签字确认后,办公室负责协调调 拨工作,并及时更改固定资产台账。 3.1.9 资产维修: 固定资产不能正常使用需要维修时, 要及时与办公室行政人员 联系,说明故障情况,办公室负责安排维修设备。 3.1.10 离职退还: 当员工调离本单位时,在《离职申请单》上要详细标注固 定资产退还情况,确定资产已归还公司。
附:《固定资产购建单》 、《固定资产调拨单》

单位 固资编号 固资名称 固资类别 建造单位 固资原值 折旧年限
名称

固定资产购建单
年月 日 财务部固定资产编号

第号

规格型号

联系人及电话

预计净残值

购建凭证号

附属设备

规格型号

计量单位

数量

金额

经办人: 财务部:

使用单位验收人: 办公室主任:

固定资产调拨单

资产编号 资产类别 调出公司 / 部门

固资名称 规格型号 调入公司 / 部门

调拨原因

调出单位意见 调入单位签收
办公室意见 注: 1、此单由办公室填写,一式三份,调出单位、调入单位和办公室各一份。

档案管理
1. 作业目的 为加强和完善档案管理工作,保障档案的完整、准确、系统、安全,充分
发挥档案在日常工作中的重要作用,做好档案管理工作。 2. 主管岗位 办公室主任: 负责监督档案资料提取使用的审核,监督档案管理 工作。
主办岗位 行政主管: 执行日常档案借阅、保管、查阅工作的具体流程。 3. 作业描述 3.1 : 档案管理的具体要求 3.1.1 各部门将需要保存的档案资料移交办公室进行存档登记。 3.1.2 日常移交时及时填写 《收文本》;年度移交时填写《档案资料移交登记表》 。 3.1.3 办公室对接收文档资料进行登记、整理、归档工作。 3.1.4 日常复印件资料借阅,如需加盖公章,还需执行《印鉴管理规定》中的 相关要求。但复印件使用不需归还。 3.1.5 原件资料借阅时, 需填写 《档案资料借阅登记表》 ,经领导审核同意后方 可办理借阅,并且使用完毕后及时归还行政主管处登记。 3.1.5 档案资料借阅完毕归还时,应及时注明归还时间。
附:《档案资料借阅登记表》

序号

档案资料名称

档案资料借阅登记表

编号

借阅目的

借阅经办人 借阅日期

批准人

是 否
归还日期 归 还

备注

办公用品管理
1. 作业目的 为规范公司办公用品的采购、 领用及库存用品的统计管理, 在保证办公用
品及时供应的同时实现控制成本、高效利用,统一管理的原则。 2. 主管岗位 行政主管: 监督办公用品的进货、领取及消耗情况。
主办岗位 前台人员: 负责日常办公用品的库存登记、 领用签字及保管工作。 3. 作业描述 3.1 : 办公用品管理工作 3.1.1 每月 5 日前前台人员向办公室主任提交本月办公用品申购计划, 填写《办 公用品申购计划表》 。 3.1.2 办公室主任审核《办公用品申购计划表》 。 3.1.3 审核通过后, 前台人员根据实际库存数, 统一申报《办公用品采购计划》 。 3.1.4 办公室主任审核月度采购计划单。 3.1.5 审核通过,经办人员与经销商联系集中采购事宜;如审核未通过,退回 重新申报。 3.1.5 前台人员负责办公用品的请款工作; 3.1.6 办公用品到货后,前台人员与行政专员共同验货,办理入库登记手续。 3.1.7 做好日常办公用品领用的登记检查工作; 3.1.8 每月底根据本月消耗用量,核实金额,做好费用申请结算工作。 3.1.9 年终时根据办公用品使用需求,可进行次年采购比价工作,

附:《办公用品申购计划表》

部门: 序号

物品名称

规格型号

办公用品申购计划表

数量、单位

库存数

月份: 上月领用数

单价 总价

本月购买数

备注

办公室主任:

申请人签字:

日期:




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